/

In 3 stappen naar Office templates in jouw huisstijl

De huisstijl van je bedrijf is je visitekaartje naar de wereld. Je laat hiermee een uniek beeld, jouw imago, achter bij de ontvanger. Om als bedrijf een herkenbaar beeld neer te zetten, moet elk document en iedere presentatie van je bedrijf je corporate identity op dezelfde manier uitdragen. Hiermee creëer je die zo gewilde geloofwaardigheid en betrouwbaarheid. Om je huisstijlrichtlijnen goed te bewaken, heeft Office de perfecte waakhond ontwikkeld: huisstijl templates.

Gemak gaat voor alles

Templates maken niet alleen mijn leven zoveel makkelijker -er gaat geen dag voorbij dat ik ze niet gebruik voor mijn werk- maar ook het leven van onze klanten. Nadat wij die perfect passende huisstijl hebben ontworpen, hoef je als templategebruiker niet na te denken over de vorm van bijvoorbeeld een Word-document, maar kun je je puur richten op de inhoud. Tijd dus om iets van de geheimen van deze fantastische hulpjes bloot te geven! In deze blog leg ik je uit hoe je zo’n huisstijl template kunt gebruiken, maar ook hoe je hem zelf in elkaar zet.

 Wat is een huisstijl template?

Stel: je hebt een nieuwe huisstijl en je staat te trappelen om die te gaan gebruiken voor al je offertes, rapporten, (nieuws)brieven, verslagen en ga zo maar door. Dan wil je niet steeds hoeven nadenken over waar ook alweer het logo komt, welk lettertype je moet gebruiken en of je de adresgegevens links of rechts moet plaatsen. Zou het niet makkelijk zijn als je met een kant en klaar document van start kunt gaan, waar alles al is ingevuld behalve de inhoud? Dat doet een huisstijl template voor je, het is een soort blauwdruk, een sjabloon. In plaats van nodeloos tijd verliezen met het nadenken over bovenstaande vragen kun je dus direct van start gaan met het vullen van je document met inhoud. Het scheelt bakken met tijd, die je wel beter kunt besteden!

Huisstijl templates

Bescherm jezelf tegen fouten

Of je nu met veel of weinig mensen werkt, iedereen moet dezelfde soort mails naar de klant sturen. Omdat in een template de basisinformatie al staat ingevuld en deze is beveiligd tegen overschrijven, sluipen er minder makkelijk fouten in de documenten. Overigens is het overschrijven niet onmogelijk, maar het wordt je wel een stuk lastiger gemaakt. Je hebt ongetwijfeld documenten die je vaker gebruikt. Een offerte voor je diensten, een taxatierapport met een aantal vaste onderdelen, de agenda voor het wekelijkse overleg van je manager, gepersonaliseerde certificaten, noem maar op. Allemaal documenten waarvan de basis steeds hetzelfde is, maar waar ook steeds wat aanpassingen gedaan moeten worden. Werk je met een goede basis, dan bespaar je enorm veel tijd. Misschien dat je tot nu toe steeds het vorige document hebt geopend dat je gemaakt hebt, deze bewerkt en dan opslaat als nieuw document. Naast de extra tijd die dit kost, werk je er ook problemen mee in de hand. Je zult namelijk echt niet de eerste zijn die per ongeluk het vorige document overschreef, waardoor het origineel verloren gaat.

Hoe maak ik mijn eigen huisstijl template?

Nu je hebt gelezen hoe makkelijk het werken met zo’n template eigenlijk is, sta je vast te popelen om je eigen template te creëren. Hieronder geef ik je een aantal stappen om te doorlopen die goed van pas komen als je zelf aan de slag gaat. Mocht je hulp nodig hebben, dan kun je natuurlijk altijd contact opnemen met mij!

Wat voor soort gegevens kun je vastleggen in een template? Ik geef je een aantal voorbeelden:

  • Bedrijfslogo
  • Lettertypes
  • Kleuren
  • Indeling
  • Bedrijfshandtekening
  • Opmaak grafieken en tabellen
  • Afbeeldingen en andere design aspecten
Huisstijl template

Stap 1: Kies voor een goede verdeling tussen standaard en persoonlijk

Als je begint met de opbouw van een template from scratch zijn er zijn meerdere manieren om dit uit te voeren. Veel mensen beginnen het liefst met een blanco document om dit vervolgens uit te bouwen tot de gewenste indeling. Hierbij wordt vaak gebruik gemaakt van tijdelijke tekstaanduiding (placeholder text) en stijlkenmerken (lettertype, logo’s, kleuren). Hou altijd het doel voor ogen dat een template de eindgebruiker aan een basis moet helpen om tijd te besparen bij het opstellen van documenten, emails en presentaties. In hoeverre maak je hierbij gebruik van standaardisatie en personalisatie? Je krijgt altijd te maken met documenten die, afhankelijk van de afdeling of soort communicatie, vragen om andere uiterlijke kenmerken of een andere indeling van inhoud. Wil je niet dat de gebruikers zelf onnodige aanpassingen gaan maken in het standaard template, zorg dan voor een goede verdeling tussen standaardisatie en personalisatie. Dan zit je straks niet met allerlei stijlfouten en een gebrek aan uniformiteit.

Stap 2: Zorg dat de Templates intuïtief te gebruiken zijn

Als je templates te complex zijn vormgegeven is het logisch dat medewerkers weerstand zullen ontwikkelen om deze te gebruiken. Hou het simpel en gebruik niet te veel stijlelementen. Te veel mogelijkheden is ook niet goed. Het lijkt fijn wanneer er veel te kiezen is, maar uiteindelijk beperkt het je vaak. Om te voorkomen dat gebruikers zelf gaan zoeken of dingen fundamenteel aanpassen in het template moet je ze bij de hand nemen en alle stappen voorspelbaar houden. Kortom: schets van tevoren een duidelijk beeld van de aanpassingsmogelijkheden en de vrijheden die de gebruiker heeft. Dit zal ervoor zorgen dat jouw medewerkers intuïtiever kunnen werken en des te groter is de kans dat zij zich aan de regels van jouw ‘branding’ zullen houden.

Stap 3: Maak ze gebruiksvriendelijk

Om je zojuist ontworpen templates succesvol te laten toepassen speelt de toegankelijkheid hiervan ook een cruciale rol. Om dit te bereiken moet je ervoor zorgen dat alle relevante templates, voor zowel Outlook, PowerPoint, Excel en Word, beschikbaar zijn voor gebruikers vanuit alle locaties en afdelingen. Perfect geschikt hiervoor is het gebruik maken van een Cloud service. Bewaar je Office templates of sjablonen in de Cloud, in combinatie met goede Document Management Software (DMS), en je medewerkers kunnen eenvoudig en snel alle templates opvragen. Ook kunnen wijzigingen direct organisatie breed worden doorgevoerd. Zo hou je alle templates altijd up-to-date en voorzien van de juiste elementen.

Liever uitbesteden?

Iedereen wil een goede eerste indruk maken. Het kan de doorslag geven of een potentiële klant besluit een dienst of product bij jou af te nemen of verder te browsen. Hierbij kan een goed logo of een mooi ontworpen huisstijl het wezenlijke verschil maken. Ze geven een bepaald karakter aan je bedrijf en dit karakter is bepalend voor de relatie met je klant. Iets waar je heel zuinig op wil zijn! Met de hierboven besproken templates bewaak je jouw zorgvuldig gecreëerde huisstijl én maken ze het efficiënt en consequent doorvoeren ervan in al je uitingen supermakkelijk! Ik hoop dat je door deze blog de voordelen ziet van templates en dat je zin hebt gekregen om ermee aan de slag te gaan. Liever uitbesteden? Neem contact op met lotte.vrauwdeunt@smidswater.nl